Se em tempos de tranquilidade econômica uma decisão financeira equivocada já faz um estrago enorme, durante a crise pode levar a empresa à lona! E gerenciar uma empresa, seja na maré alta ou na crise, é resultado da medição e controle de diversas áreas da empresa, mas principalmente a área financeira.
Imagine-se pensando em fazer uma compra elevada, pois o fornecedor te ligou dizendo que está com uma promoção e você poderá obter 10 % de desconto para pagamento à vista caso compre o dobro do volume normal. O que você faz?
Pode até acabar sendo um bom negócio, mas um “sim” para a promoção do fornecedor, sem embasamento nos controles financeiros, pode impactar no seu caixa futuro, travar o estoque e até, na pior das hipóteses, significar um empréstimo de curto prazo para não ficar no negativo.
Controlar significa observar o comportamento para garantir que o que foi planejado, seja cumprido – Planejamento e Controle andam sempre juntos. É coletar, organizar e analisar as informações pertinentes das diversas áreas para que o empresário tenha informação (e não apenas dados) suficiente para, por exemplo, uma negociação extraordinária com seu fornecedor!
Para obter essas informações estratégicas, vamos dar exemplo de 4 controles financeiros principais: Controle de Compras, Vendas, Estoque e Caixa.
Controle de Compras
O controle de compras é aquele que registra informações como: data da compra, valor da compra, itens adquiridos, valor pago de entrada, valor parcelado, vencimento das parcelas, custo por atraso, parcelar a pagar e em que mês irão ocorrer. No controle de compras temos que observar o que a empresa está assumindo de obrigações para assim garantir os pagamentos.
Neste controle também conseguimos evidenciar uma parte da necessidade de capital de giro, pois se usado em conjunto com o controle de vendas e o controle de contas a receber podemos prever as entradas e saídas de caixa, e então analisar se haverá sobra ou deficiência de caixa no futuro.
Controle de Vendas
O controle de vendas é de onde vêm as informações comerciais, como: faturamento, produtos mais vendidos, preço dos produtos, margem de contribuição de cada produto (custo de aquisição).
Além disso, informações como o valor das vendas à prazo, o prazo médio de recebimento, a média de faturamento histórica, ajudam a prever o comportamento do mercado no futuro. Tudo isso vêm do simples fato de registrar e organizar as vendas num controle financeiro.
Controle de Estoque
O estoque é um dos ativos mais importantes para a empresa, pois é dele que surge a receita, além de que normalmente é onde fica a maior parte do capital da empresa. Por este motivo, controlar o estoque é de grande importância. Conseguimos obter algumas informações deste controle como: custo da mercadoria vendia ou do produto vendido, o saldo médio de estoque, período médio de estoque, preço médio de produtos ou ticket médio de vendas, rotatividade de estoque, além de auxiliar na elaboração da Curva ABC – técnica que otimiza o capital investido no estoque.
Controle de Caixa e Fluxo de Caixa
O principal e que concilia todas estas informações e ainda pode ser utilizado para prever o funcionamento do negócio no futuro e evidenciar oportunidade de redução de gastos é o controle de caixa e, em sua projeção, o fluxo de caixa.
Este controle registra todas as informações de entradas e saídas com data, valor, tipo, conta, especificação, referente a quê, para quem ou de quem, etc. Deve ser o mais rico em informações possíveis e deve concentrar as informações bancárias também – o que chamamos de caixa geral.
Fluxo de Caixa
Se houver as informações de vendas históricas, compras parceladas, gastos mensais e alguma previsão de oscilação do mercado, já é possível fazer uma previsão do caixa no futuro e até do resultado – o que pode vir a evidenciar uma Necessidade de Capital de Giro e se a empresa se manterá rentável no mercado.
Ou ainda, informações estratégicas como: se ainda vale a pena investir nela ou se é o momento de rever os gastos, preços, volumes e a capacidade instalada.
O fluxo de caixa futuro é uma das informações mais ricas para a tomada de decisão, pois é possível analisar, por exemplo, o impacto de uma compra de volume grande ou o impacto de uma redução forte nas vendas.
Por isso é importante ter um controle financeiro bem elaborado e dentro de sua necessidade e realidade, pois ter a informação certa na hora em que é necessária é crucial para tomar uma decisão financeira que irá gerar crescimento e prosperidade ao negócio – além de se proteger das crises.