Nem sempre a redução de custos é a primeira coisa que um empresário pensa quando sua empresa não vai bem.
Na maioria dos casos, os empresários logo pensam: “preciso aumentar minhas vendas” ou “preciso alterar meus preços”.
No entanto, em tempos de crise/retração do mercado e baixa do poder aquisitivo dos consumidores, nenhuma das opções passa a ser realmente viável.
Desta forma, em vez de imediatamente olhar para fora e tirar as conclusões acima, o melhor seria realizar uma redução de custos.
Para isso, listamos quatro passos para que você consiga passar pelo período de crise com um pouco mais de tranquilidade.
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Conheça || Redução de custos
O primeiro passo é conhecer os seus custos. Com esse objetivo, você pode fazer a si mesmo algumas perguntas para verificar o mesmo.
As perguntas que você deve fazer são: eu sei quanto é meu custo fixo Eu conheço o custo real de minha mercadoria? Levo em consideração os outros custos variáveis? Conheço o tamanho da minha folha de pagamento (com provisionamentos e impostos)?
Essas são informações importantes que você precisa levantar e, desta forma, a primeira ação é conhecer bem a estrutura de custos da sua empresa.
Saber quanto se gasta realmente com cada item do seu plano de contas te dará o controle da empresa, possibilitando que outros passos sejam aplicados.
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Analise || Redução de custos
O segundo ponto a se levar em consideração é relacionado a análise dos seus custos.
Para isso, você pode fazer alguns perguntas para si mesmo, como: eu sei porque pago todas as taxas que são debitadas na minha conta? Todas elas foram realmente contratadas? Seria bom pedir um orçamento para outros fornecedores para comparar o preço? Há alguma “torneira aberta” na minha empresa?
Responder essas perguntas e ir atrás de respostas poderá esclarecer muitas informações que antes você não tinha conhecimento algum sobre.
Analisar é compreender o porquê de se gastar. Isso te mostrará o que está subindo muito, o que pode ser evitados e principalmente o que pode ser reduzido.
Veja a seguir as melhores formas de fazer a análise.
Comparar os gastos com cada item de um mês para o outro
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CONTA |
JANEIRO |
FEVEREIRO |
COMPARAÇÃO |
|
Aluguel |
R$ 1.500,00 |
R$ 1.500,00 |
0% |
|
Luz |
R$ 50,00 |
R$ 120,00 |
140% |
|
Água |
R$ 67,00 |
R$ 32,00 |
-52% |
Neste caso, por exemplo, a luz subiu 140% de Janeiro para Fevereiro e a Água caiu 52% neste mesmo período.
É preciso entender o porquê de todas essas variações para seguir para o próximo passo da redução de custos.
Ver quanto cada gasto representa do total
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CONTA |
JANEIRO |
% |
|
Aluguel |
R$ 1.500,00 |
93% |
|
Luz |
R$ 50,00 |
3% |
|
Água |
R$ 67,00 |
4% |
|
TOTAL |
R$ 1.617,00 |
100% |
Desta forma, o Aluguel representa 93% de todas as contas, a Luz 3% e a Água 4%.
Isso ajuda a entender que talvez não vale a pena perder tempo tentando reduzir muito os custos de luz e água, pois o maior gasto está no aluguel.
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Planeje || Redução de custos
Tomando por base as duas análises simplistas acima, teremos base para planejar as reduções nos custos. No exemplo teremos as seguintes opções:
- Tentar controlar para que a Luz/Energia volte ao seu padrão, uma vez que a diferença de um mês para o outro foi muito alta;
- Buscar manter a água neste novo patamar de custos;
- Averiguar se não é possível reduzir o aluguel (seja mudando, ou negociando) – caso isso não lhe traga prejuízos para o negócio.
Para atingir esses objetivos é preciso planejar: primeiro saber quanto reduzir (de preferência que seja uma porcentagem, como reduzir 50% da luz no próximo mês) e depois averiguar como (colocar bilhetes para desligarem a luz, trocar por lâmpadas de LED, atualizar equipamentos antigos, etc.).
Com essas atitudes quantificadas e listadas é certo que sua redução de custos irá ocorrer frequentemente.
Porém, nem sempre é simples e confortável fazer uma redução de custos. Os colaboradores e fornecedores nem sempre estarão dispostos à mudança.
Por isso, é seu papel como gestor ou dono de negócio explicar os benefícios desta mudança: manutenção de empregos, perpetuidade da empresa, garantias de compras futuras com fornecedores, entre outras.
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Acompanhe || Redução de custos
Contudo, não basta apenas planejar. É preciso executar e principalmente acompanhar a mudança.
O esforço terá sido em vão caso em 6 meses após a redução de custos a empresa volte a patamares de gastos elevados.
Esse acompanhamento poderá ser semanal ou trimestral a depender do fluxo de atividades da empresa.
Utilizar algum software próprio, planilha excel ou até anotar em caderno são formas de monitorar o planejamento e verificar se está sendo um sucesso.
O mais importante é não perder os dados pra conseguir acompanhar a evolução nos cortes de custos e principalmente sua manutenção com o passar do tempo.
Cortes excessivos nos custos da empresa também podem ser prejudicial, por isso é preciso fazer uma gestão de custos planejada.
Certamente, em curto prazo as reduções terão efeito e a empresa conseguirá superar este período de crise, além de estar bem mais preparada para o crescimento.
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Extra || Redução de custos
Você sabe exatamente quais são os maiores gastos que dá para prestar atenção na hora de reduzir os custos da sua empresa?
Primeiro, saiba que isso não se resume a cortar o café dos funcionários. Esse corte influenciaria muito pouco na redução de custos.
Então vamos lá. A primeira coisa que você deve ficar atento é em relação ao aluguel. Às vezes, o local onde está sua empresa cobra um valor muito alto para os ganhos do seu negócio, sem contar que sua empresa pode não necessitar de uma estrutura muito elaborada.
Claro, isso varia de empresa para empresa, tendo em vista os objetivos e seu tamanho.
O segundo fator a prestar atenção é a água e a energia gastos em sua empresa. Essa taxa é a maior inimiga de uma empresa após o aluguel.
Já pensou em verificar o custo do telefone e internet de sua empresa? Em alguns casos, o plano de telefone e de internet pelo qual você paga não é tão vantajoso e pode haver algum melhor.
Outro ponto relevante é o mantimento de arquivos e documentos físicos em papel. Hoje em dia, o uso da tecnologia melhorou a forma de guardar tudo o que é importante.
Não precisar de um espaço próprio para guardar tais papéis te permite utilizar a mesma área para uma outra função, não tendo a necessidade de expandir o local.
Conclusão || Redução de custos
Agora que você já sabe tudo sobre como fazer uma redução de custos em 4 passos, fique por dentro de outros conteúdos em nosso blog.
Além disso, você pode acompanhar nosso podcast e ter mais informações que sua empresa precisa saber.
Caso queira saber mais sobre gestão estratégica de custos para sua empresa, entre em contato pelo e-mail [email protected]